Aplikasi Konferensi Khusus untuk Asosiasi

Sumber kehidupan asosiasi adalah keanggotaannya. Tanpa keanggotaannya, asosiasi tidak akan ada lagi. Salah satu fungsi terpenting dari sebuah asosiasi adalah komunikasi, baik struktur organisasi ke atas maupun ke bawah. Markas besar nasional memiliki kebutuhan untuk berkomunikasi dengan cabang-cabang negara bagian dan lokalnya dan kepada para anggotanya, dan para anggota perlu berkomunikasi kembali ke cabang-cabang dan markas besar nasional. Salah satu bentuk komunikasi terbaik adalah melalui panggilan konferensi, termasuk konferensi audio, web, dan video. Selama dekade terakhir, beberapa aplikasi khusus telah dikembangkan menggunakan layanan konferensi untuk mencapai tujuan asosiasi, meningkatkan kualitas komunikasi ke anggotanya, menghasilkan pendapatan baru dan mengurangi biaya. Berikut adalah enam aplikasi konferensi khusus yang dapat digunakan asosiasi sekarang.

Rapat Administratif. Asosiasi dapat menggunakan konferensi audio lama biasa untuk mengadakan rapat administratif naik turun hierarki asosiasi. Kantor pusat nasional dapat mengadakan panggilan konferensi dengan cabang negara bagian dan lokal dan semua tingkat organisasi dapat mengadakan panggilan konferensi dengan keanggotaan. Panggilan ini dapat direkam dan disimpan untuk pemutaran nanti oleh peserta konferensi, yang tidak terjawab panggilan atau oleh peserta yang hanya ingin memutar ulang panggilan untuk referensi tertentu. Salah satu fitur baru dengan rekaman yang disimpan adalah bahwa tautan ke rekaman dapat dikirim ke moderator setiap panggilan di email laporan pasca konferensi. Saat tautan diklik, rekaman audio diputar ulang secara otomatis, baik di desktop maupun perangkat seluler. Moderator dapat membagikan email dengan tautan ke semua peserta konferensi sehingga siapa pun dapat mendengarkan pemutaran ulang rapat kapan saja. Operator dari layanan konferensi juga dapat digunakan dalam panggilan konferensi administratif ini untuk mengimplementasikan sesi Tanya Jawab dan polling.

Penagihan Perorangan. Penyedia layanan konferensi biasanya mengirimkan faktur bulanan untuk semua panggilan konferensi ke moderator atau akuntan yang membayar tagihan untuk asosiasi. Namun, beberapa panggilan konferensi ini, seperti panggilan lobi, dapat terdiri dari peserta konferensi yang berasal dari asosiasi lain, yang dapat menyebabkan masalah bagi moderator, yang mengatur panggilan konferensi. Moderator ini akan mendapatkan satu faktur untuk panggilan dan kemudian harus mengambil biaya untuk seluruh panggilan atau membagi biaya setiap asosiasi peserta lain dan mengumpulkan dari masing-masing. Ini memakan waktu dan sangat merepotkan. Satu aplikasi baru untuk asosiasi dan organisasi nonprofit lainnya disebut penagihan individual. Dengan aplikasi baru ini, penyedia layanan dapat membagi tagihan, berdasarkan total menit yang dihabiskan untuk panggilan konferensi oleh masing-masing organisasi. Kemudian penyedia layanan dapat mengirimkan tagihan individu tertentu dan mengumpulkan dari setiap organisasi. Ini benar-benar menghilangkan kebutuhan staf asosiasi untuk membuang waktu mereka membagi tagihan, penagihan dan mengumpulkan mereka.

Sub Konferensi. Subkonferensi adalah fungsi bantuan operator yang memungkinkan operator membagi panggilan utama menjadi sub-grup yang dapat dipartisi menjadi panggilan konferensi terpisah. Setelah sub-grup menyelesaikan urusan khusus mereka, mereka dapat menelepon operator, yang kemudian dapat mengembalikan semuanya ke panggilan konferensi utama. Contohnya adalah asosiasi nasional yang akan memulai panggilan konferensi besar dengan semua peserta dari seluruh Amerika Serikat. Ketika moderator panggilan sudah siap, operator akan dipanggil dan kemudian panggilan akan dibagi menjadi empat subgrup, satu subgrup untuk setiap bagian negara. Setelah subgrup selesai menjalankan bisnis regionalnya, maka operator akan menggabungkan kembali subgrup tersebut menjadi satu panggilan besar lagi. Subkonferensi adalah fitur atau aplikasi yang perlu dijadwalkan terlebih dahulu dengan penyedia layanan sehingga operator akan tersedia dan memiliki pengetahuan untuk menangani panggilan.

Melanjutkan pendidikan. Banyak asosiasi profesi memiliki persyaratan untuk memberikan pendidikan berkelanjutan dalam profesi yang mereka wakili. Selain itu, banyak dari para profesional ini diharuskan mengikuti begitu banyak kelas pendidikan berkelanjutan setiap tahun untuk memenuhi sertifikasi lanjutan mereka di industri tempat mereka bekerja. Awalnya, kelas-kelas ini diadakan secara langsung, yang membutuhkan waktu dan perjalanan. Selanjutnya, kelas ini mulai menjadi bantuan melalui panggilan konferensi. Seiring berkembangnya teknologi konferensi, kelas-kelas ini sekarang telah pindah ke Internet dan menggunakan konferensi web dan video. Biasanya, asosiasi harus mengembangkan konten kurikulum, melakukan semua pemasaran dan promosi, mengambil semua pendaftaran, mengadakan webinar, mengirimkan faktur, mengumpulkan uang untuk kursus dan kemudian mengirimkan sertifikat yang memverifikasi penyelesaian kursus . Salah satu aplikasi konferensi baru, yang dikembangkan oleh penyedia layanan konferensi, memungkinkan asosiasi untuk fokus sepenuhnya pada konten kursus dan siapa yang akan mengajar kelas, dan memungkinkan penyedia layanan untuk melakukan semua pendaftaran, pemasaran, pengiriman materi jaminan, menyelenggarakan webinar dengan operator profesional yang mengawasi kelas, mengumpulkan semua uang dan mengirimkan sertifikat kursus. Di akhir webinar, penyedia layanan akan memberikan ringkasan penagihan kepada asosiasi bersama dengan pemeriksaan selisih antara total pendapatan untuk kelas dikurangi biaya penyedia layanan. Setiap webinar harus menjadi penghasil pendapatan bagi asosiasi.

Riset Pasar. Aplikasi lain yang dikembangkan oleh penyedia layanan selama dekade terakhir adalah wawancara kelompok fokus yang dilakukan melalui konferensi audio atau video. Di masa lalu, kelompok fokus dilakukan secara langsung dan melibatkan penyewaan fasilitas dan biaya perjalanan yang diperlukan untuk pergi ke dan dari acara, baik untuk moderator dan mungkin untuk subjek penelitian. Dengan munculnya teknologi konferensi, kelompok fokus ini sekarang dapat diselesaikan dengan menggunakan layanan konferensi audio atau video, yang sangat mengurangi sewa fasilitas dan menghilangkan biaya perjalanan. Sesi ini dapat direkam dan direkam untuk pemutaran di masa mendatang oleh para peneliti.

Program Afinitas. Program afinitas dirancang untuk memberi asosiasi tertentu sumber pendapatan tambahan. Banyak asosiasi menghasilkan pendapatan tambahan dengan menyediakan dan menjual produk dan layanan kepada keanggotaan mereka. Beberapa penyedia konferensi telah menetapkan program afinitas yang memungkinkan penyedia layanan untuk memasarkan layanan konferensi kepada keanggotaan asosiasi. Pada dasarnya, asosiasi memberikan izin kepada penyedia layanan untuk memasarkan layanannya kepada anggota dan membantu mempromosikan layanan melalui publikasi asosiasi dan komunikasi kepada anggota. Penyedia layanan kemudian mengembangkan materi program, memasarkan layanannya kepada keanggotaan dengan harga diskon dan kemudian mengirimkan royalti bulanan ke kantor pusat asosiasi berdasarkan pendapatan yang dihasilkan oleh program. Program afinitas dapat memberikan arus masuk pendapatan baru yang serius ke asosiasi, asalkan keanggotaannya menjadi pengguna layanan konferensi yang sesuai.

Itu dia, enam aplikasi yang telah dikembangkan untuk asosiasi untuk membantu mereka mencapai tujuan mereka, menghasilkan pendapatan baru dan memotong biaya mereka.